Otwarcie własnego biura rachunkowego wymaga spełnienia określonych warunków. Choć wymagania formalne nie są zbyt duże, warto o nich wiedzieć. Po pierwsze należy posiadać pełną zdolność do czynności prawnych. Najważniejsza jest niekaralność w obrębie przepisów dotyczących rachunkowości. Drugim, istotnym warunkiem jest wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Czy obowiązuje w każdej sytuacji? Czy dotyczy również pełnej księgowości? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.

Co warto wiedzieć o ubezpieczeniu OC biur rachunkowych?

Podmioty, które wykonują działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu usług rachunkowych mają obowiązek zawarcia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Umowa obowiązuje w sytuacji wystąpienia szkód spowodowanych przez działalność biura. Czy obowiązuje jakaś suma gwarancyjna ubezpieczenia? Jaki jest dokładnie jego zakres? Na początku zastanówmy się, kogo dotyczy ubezpieczenie OC biur rachunkowych? Jak sama nazwa wskazuje, obowiązek zawarcia ubezpieczenia dotyczy biur księgowych. Istnieją jednak określone wyjątki dla tego zapisu. Do wykupienia ubezpieczenia OC nie są zobowiązane biura prowadzące podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje i deklaracje podatkowych, a także listy płac i dokumentację dla ZUS. Mogą jednak dobrowolnie wykupić ubezpieczenie. Z kolei usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, które obowiązuje w ramach działalności gospodarczej, polega na wykonywaniu zadań określonych w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Wśród nich wymienia się następujące:

– prowadzenie z uwzględnieniem dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, które mają zapisy zdarzeń uszeregowane chronologicznie i systematycznie,

– wycena aktywów i pasywów oraz weryfikowanie wyniku finansowego,

– okresowe ustalanie lub weryfikowanie poprzez inwentaryzację faktycznego stanu aktywów i pasywów,

– tworzenie sprawozdań finansowych,

– gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i innej dokumentacji.

Jaki jest zakres ubezpieczenia OC biur rachunkowych?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. dotyczące obowiązkowego ubezpieczenia OC przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność usługową prowadzenia ksiąg, jasno określają zasady postępowania biur. Natomiast zasady, które odnoszą się do obowiązkowego ubezpieczenia OC biur rachunkowych uwzględnione są w rozporządzeniu rachunkowych (Dz.U. z 2014 r., poz. 1616). W zakres ubezpieczenia wchodzi odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców, którzy wykonują usługi prowadzenie ksiąg rachunkowych. Odnosi się to głównie do biur rachunkowych i wyrządzone przez nie szkody za nieprawidłowe działania lub ich zaniechania. Ustawy dokładnie opisują również szkody, których ubezpieczenie nie pokrywa. Wśród nich wymienia się następujące:

– zniszczenia, uszkodzenia lub utraty mienia, które zostały wyrządzone przez ubezpieczonego określonym podmiotom. Do grupy tych osób należą: wstępny, małżonek, zstępny, rodzeństwo oraz powinowaci w tej samej linii lub stopniu, przysposobieni członkowie rodziny,

– szkody wyrządzone przez ubezpieczonego, który nie spełnia już warunków określonych w art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy szkody nastąpiły w okresie, gdy ubezpieczony jeszcze spełniał wyżej wskazane warunki,

– dotyczące opłat kar umownych,

– wynikających z działań wojennych, rozruchów i zamieszek, stanu wojennego, a także aktów terroru.

Ile wynosi minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC biura?

Wysokość sumy gwarancyjnej ubezpieczenia zależy od zakresu czynności, które wykonuje biuro. Wysokość tej sumy określają przepisy § 4 ust. 1 rozporządzenia. Wskazują one, że minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC dla biur, które wykonują usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, wynosi 10.000 euro. Wysokość tej sumy w złotówkach zależy oczywiście od kursu walut ustalonego przez Narodowy Bank Polski w roku, w którym umowa zaczęła obowiązywać. W 2018 r. minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC biur rachunkowych wynosiła 41.701 zł. Kwota odnosi się do jednej szkody, którą obejmują warunki ubezpieczenia. Warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Przede wszystkim obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż dzień przed rozpoczęciem działalności biura. Jak to wygląda w praktyce? Obowiązuje zasada, że nie może to nastąpić później niż w dniu zawarcia umowy z klientem. Jakie są konsekwencje niedopełnienia tego warunku? Ustawodawca przewiduje w tym obszarze kary. Jeśli biuro rachunkowe, które świadczy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, nie zakupi ubezpieczenia OC, podlega karze grzywny lub nawet karze ograniczenia wolności. Precyzuje to art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

Podsumowując, biuro rachunkowe, które może świadczyć szeroki zakres usług: od doradztwa księgowego, poprzez prowadzenie rachunków czy doradztwo podatkowe, podlega bieżącym przepisom prawa. W związku z tym należy przestrzegać obowiązujących ustaw, które pozwalają uniknąć kar finansowych i innych problemów uniemożliwiających prowadzenie działalności i zarobkowanie.